Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng với thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu đã trở thành động lực quan trọng thúc đẩy tăng trưởng doanh nghiệp. Tuy nhiên, thủ tục hải quan vẫn là một trong những thách thức lớn nhất đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với các quy định mới từ Luật Hải quan sửa đổi năm 2025 (Luật số 90/2025/QH15) và Nghị định 167/2025/NĐ-CP, quy trình thông quan ngày càng được số hóa và minh bạch hơn, giúp giảm thời gian và chi phí. Tại Linkway Logistics Việt Nam, chúng tôi – với đội ngũ 100% nhân sự có chứng chỉ nghiệp vụ hải quan và quy trình rà soát hồ sơ 3 lớp – cam kết hỗ trợ doanh nghiệp thông quan siêu tốc, đạt tỷ lệ 98% tờ khai thông quan trong ngày.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu cơ bản dành cho doanh nghiệp Việt Nam năm 2025, giúp bạn nắm rõ các bước thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro.
1. Tổng quan về thủ tục hải quan và cập nhật quy định mới 2025
Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan (doanh nghiệp hoặc đại lý) và cơ quan hải quan phải thực hiện đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, theo quy định tại Luật Hải quan 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2025). Mục tiêu chính là kiểm soát hàng hóa, tính thuế, đảm bảo tuân thủ pháp luật và chống buôn lậu.
Năm 2025 đánh dấu nhiều thay đổi quan trọng:
- Luật hóa xuất nhập khẩu tại chỗ: Hàng hóa giao nhận trong Việt Nam theo chỉ định của thương nhân nước ngoài phải mở tờ khai hải quan đầy đủ, chịu kiểm tra giám sát như hàng qua biên giới, nhưng vẫn hưởng thuế GTGT 0%.
- Mở rộng chế độ doanh nghiệp ưu tiên (AEO): Áp dụng thêm cho lĩnh vực công nghệ cao, bán dẫn; doanh nghiệp cần hệ thống kiểm soát nội bộ an ninh chuỗi cung ứng.
- Tăng cường số hóa: Khai báo chủ yếu qua hệ thống VNACCS/VCIS, áp dụng mã QR xác nhận nộp thuế, rút ngắn thời gian thông quan xuống 2-3 giờ với nhiều trường hợp.
- Thông tư 29/2025/TT-BTC: Sửa đổi thủ tục cho hàng chuyển phát nhanh.
Những cập nhật này giúp doanh nghiệp giảm chi phí lên đến 10-30%, nhưng đòi hỏi chuẩn bị hồ sơ chính xác hơn để tránh phạt.
2. Hồ sơ thủ tục hải quan cơ bản
Để thực hiện thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ. Hồ sơ cơ bản bao gồm (theo Phụ lục II Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi):
- Hợp đồng thương mại (Contract).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Chứng từ vận chuyển: Vận đơn đường biển (Bill of Lading), vận đơn hàng không (Airway Bill) hoặc tương đương.
- Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu hưởng ưu đãi thuế quan.
- Giấy phép chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện kiểm tra: thực phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế…).
- Các chứng từ khác: Giấy kiểm định chất lượng, fumigation (hun trùng) nếu cần.
Lưu ý: Năm 2025, hầu hết chứng từ được truyền điện tử qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (NSW). Doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số để khai báo trực tuyến, tránh nộp giấy trừ trường hợp luồng đỏ.
3. Các bước khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS
Hệ thống VNACCS/VCIS là nền tảng chính cho khai báo hải quan điện tử tại Việt Nam. Quy trình bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị và đăng ký hệ thống
- Đăng ký chữ ký số và tài khoản VNACCS (qua website Tổng cục Hải quan).
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ như ECUS5-VNACCS để nhập dữ liệu.
Bước 2: Khai báo tờ khai hải quan
- Nhập thông tin vào mẫu IDA (133 chỉ tiêu): Mô tả hàng hóa, mã HS, trị giá, thuế suất…
- Hệ thống tự động tính toán thuế và cấp số tờ khai tạm.
Bước 3: Truyền tờ khai và phân luồng
- Ký số và truyền tờ khai.
- Hệ thống phân luồng tự động:
- Luồng xanh: Thông quan tự động, in tờ khai và nộp thuế (nếu có).
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ điện tử/giấy.
- Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa (tối đa 2 ngày, gia hạn nếu phức tạp).
Bước 4: Nộp thuế và thông quan
- Nộp thuế qua ngân hàng điện tử hoặc mã QR (mới 2025).
- Sau thông quan, hàng hóa được vận chuyển về kho.
Bước 5: Theo dõi và hoàn tất
- Sử dụng tracking thời gian thực để giám sát hàng hóa.
Với doanh nghiệp ưu tiên, thủ tục được miễn kiểm tra, thông quan nhanh hơn.
4. Lợi ích khi chọn đại lý hải quan chuyên nghiệp
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do thiếu kinh nghiệm, dẫn đến sai sót hồ sơ, chậm trễ thông quan và phát sinh chi phí. Đây là lúc cần đến dịch vụ đại lý hải quan được cấp phép.
Tại Linkway Logistics, chúng tôi cung cấp dịch vụ khai báo hải quan trọn gói với những lợi ích nổi bật:
- Đội ngũ đại lý hải quan được cấp phép, 100% có chứng chỉ nghiệp vụ.
- Quy trình rà soát hồ sơ 3 lớp, đảm bảo thông quan 98% trong ngày.
- Hỗ trợ tư vấn miễn phí về mã HS, C/O, giấy phép chuyên ngành.
- Tích hợp vận tải quốc tế (hợp tác DHL, FedEx, UPS, Maersk, COSCO), chuyển phát nhanh và kho bãi.
- Tối ưu chi phí vận chuyển 10-30%, kết nối hơn 200 quốc gia.
Chúng tôi không chỉ xử lý thủ tục mà còn giúp doanh nghiệp tập trung vào kinh doanh cốt lõi.
5. Các lỗi thường gặp và cách tránh
- Sai mã HS: Dẫn đến tính thuế sai, phạt hành chính.
- Thiếu chứng từ chuyên ngành: Hàng bị giữ tại cảng.
- Không cập nhật quy định mới 2025: Đặc biệt với xuất nhập khẩu tại chỗ.
Mẹo tránh: Luôn kiểm tra hồ sơ kỹ lưỡng, sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp và theo dõi thông tin từ Tổng cục Hải quan.
Kết luận: Đồng hành cùng Linkway Logistics cho thủ tục hải quan hiệu quả
Thủ tục hải quan không còn là rào cản nếu doanh nghiệp nắm vững quy trình và hợp tác với đối tác uy tín. Với slogan “Kết nối vững chắc – Vận hành hiệu quả”, Linkway Logistics Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ bạn từ A đến Z: khai báo hải quan, vận tải biển/hàng không/đường bộ, chuyển phát nhanh và kho bãi phân phối.
Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn với thủ tục hải quan hoặc cần tư vấn báo giá tối ưu, hãy liên hệ ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và giải pháp tùy chỉnh!
Linkway Logistics – Giải pháp logistics & khai báo hải quan toàn diện!
